La mejor manera de escribir correos electrónicos efectivos

El correo electrónico se ha convertido en una forma estándar de comunicación en la sociedad actual, ya sea para asuntos académicos, laborales o personales. A pesar de esto, muchos no consiguen la manera de comunicarse eficazmente a través de esta vía. Sigue leyendo para que conozcas algunos trucos que podrán ayudarte.

Asegúrate de que tus correos electrónicos sean efectivos, es decir, que se lean y que consigan lo solicitado. ¿Qué es un correo electrónico efectivo? Es aquel que el receptor lee y provoca una reacción que el emisor espera.

Consejos para enviar un buen correo

Algunos cambios muy pequeños en la forma en que escribes y envías correos electrónicos pueden generar grandes diferencias. Veamos:

– Direccionamiento apropiado

¿Estás usando los cuadros de destinatarios de manera apropiada? El cuadro ‘Para’ es para aquellos que necesitan tomar medidas. El cuadro ‘Cc’ (con copia) es para quienes solo necesitan ver el correo electrónico.

En el caso de ‘Cco’ (con copia oculta), es una opción para proteger las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

– El asunto

El tema es una forma de decirle a la gente de qué se trata tu correo electrónico y hacer que sea más probable que se abra. Asimismo muestra rápidamente si alguien necesita leer el mensaje ahora mismo o más tarde.

No use temas genéricos, sino un asunto que sea lo más claro y explícito posible, y también que diga lo que el destinatario debe hacer. Esto permitirá tomar medidas de inmediato si es necesario.

Eso sí, no abuses de esto. No marques los correos electrónicos como urgentes cuando no lo son.

– El cuerpo del correo electrónico

El cuerpo del correo electrónico es donde redactas el contenido; es decir, lo que quieres que la gente sepa o haga.

Hay 3 aspectos principales para esto: estructura, contenido y tono.

1- Estructura
El correo electrónico se lee en una pantalla. Ten en cuenta que los fragmentos densos de texto son difíciles de leer. Asegúrate de que la estructura facilite la lectura y permita a los destinatarios escanear rápidamente y seleccionar los puntos importantes.

¿Cómo hacerlo? Las opciones incluyen:

  • Usar viñetas o listas numeradas para dividir el texto.
  • Utilizar negrita o subrayado para resaltar mensajes importantes.
  • Dividir el texto en párrafos más pequeños, no más de dos o tres oraciones en cada párrafo

2- Contenido
Para tener un impacto máximo, debes ser claro y breve. Dedica un poco de tiempo a elaborar tu texto para asegurarte de que sea lo más claro posible. Por ejemplo: usa oraciones cortas, mantén la estructura de la oración simple, emplea palabras cortas y directas, resume al final.

Los archivos adjuntos son una buena forma de compartir grandes cantidades de texto, especialmente si no todos necesitan leerlo. Debes incluir una breve explicación del contenido en el cuerpo del correo electrónico. Si adjuntas varios documentos, asegúrate de explicar cada uno.

3- Tono
No hay lenguaje corporal, tono de voz o expresión facial para ayudar a interpretar los correos electrónicos. Por lo tanto, es probable que tus palabras sean tomadas al pie de la letra. En ese sentido es buena idea asegurarse de que sean amables y que no estén abiertas a interpretaciones erróneas.

El mejor tono para usar es completamente neutral: sin humor, sin sarcasmo, solo el suministro directo de información.

¿Crees que hay algún otro consejo que deba tomarse en cuenta? Cuéntamelo.

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