Cuando trabajamos en un equipo suele ser complicado compartir y recibir ideas. No obstante, si queremos que cada proyecto avance, es esencial que todos se comuniquen de la forma correcta. ¿Por qué? Si alguien dice algo incorrecto (incluso por correo electrónico), puede dañar o poner en peligro una relación profesional clave que afectará a toda la organización.

Vamos a revisar a continuación algunas estrategias para mejorar tu forma de comunicarte con tus colegas. Al aplicar estas técnicas será más cordial el ambiente de trabajo y, por lo tanto, incrementará la productividad.

Es necesario dominar los fundamentos de la comunicación, pues para ser un mejor comunicador, debes escuchar, observar, organizar y conectarte.

Entender los estilos de comunicación

Cuando se trata de descifrar cómo te comunicas con los demás, debes permitirte un poco de autorreflexión. Eso te ayudará saber si eres un introvertido que necesita tiempo para procesar y reflexionar, o un extrovertido que quiere pensar en voz alta y obtener comentarios inmediatos.

Existen pruebas de personalidad que ayudan a evaluar tu estilo y comprender los estilos de quienes te rodean. Se distinguen, por ejemplo, los responsables de la toma de decisiones que se describen como «pensadores» o «evaluadores».

Los pensadores son guiados por el razonamiento de causa y efecto. Al comunicarse con los pensadores, querrás enfocarte en los hechos y la lógica. Los evaluadores, por otro lado, son guiados más por valores personales. Al interactuar con los indicadores, se recomienda apelar a esos valores y enfatizar su impacto en los demás.

Solucionar problemas grupales

A pesar de comprender tu estilo de comunicación y el de tus colegas, ocasionalmente ocurrirán conflictos y malentendidos entre los grupos. Si se presentan problemas dentro de un grupo, es posible que necesites recurrir al equipo en busca de ayuda para encontrar una solución.

Intenta organizar una discusión grupal, la cual requiere de una buena comunicación. Convoque a una reunión con un objetivo propuesto que se desarrolle en los siguientes pasos:

• Identificar el problema. Nadie puede resolver un conflicto sin antes conocerlo.
• Ventilar los sentimientos. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de compartir cómo se sienten sobre el tema en cuestión.
• Describir el problema. Busca que todos entiendan las complejidades involucradas.
• Desarrollar soluciones. Se trata de proponer varias soluciones posibles, discutirlas y escoger la mejor.

El resultado más deseable de la discusión en grupo es el consenso, donde todos están de acuerdo con la solución. Pero esto puede no ser siempre factible. Otras situaciones pueden requerir una mayoría de votos, mediación de terceros o arbitraje, o incluso una suspensión temporal de la discusión.

Lidiar con la crítica

Resulta muy común que en el lugar de trabajo surjan conflictos al momento de dar y recibir críticas. Aunque la crítica es normal, suele crear incomodidad para todos los involucrados. Muchos optan por evitarlas, pero es mejor aprender a hacerlas y aceptarlas.

Los líderes o gerentes pueden encontrarse en la posición de ofrecer críticas a un empleado. Una forma de hacerlo más cómodo es buscar un sitio privado y actitud no amenazante, ofreciendo el punto de vista con detalles específicos y dando datos objetivos. Esto debe ir con un plan de cambio para que ambas partes tengan expectativas realistas.

Si te encuentras en el extremo receptor de las críticas, solicita ejemplos del comportamiento y evita ponerte a la defensiva, ya que esto solo aumentará las emociones negativas. Intenta parafrasear tu respuesta para que ambos acepten el problema. Admite cuando estés equivocado y pregunta cómo puedes mejorar.

Si llevas la conversación en colaboración y enfocada en una solución, mantendrás el control emocional. Todos cometemos errores. Lo que distingue a unos de otros es el aprendizaje que toman de ellos.