En la redacción comercial y de negocios suelen notarse errores ortográficos , palabras mal utilizadas e imprecisiones gramaticales. La buena noticia es que puedes mejorar fácilmente la escritura de tu negocio en unos pocos y sencillos pasos.
Sigue leyendo y presta atención a las siguientes recomendaciones.
Conocer a tu audiencia
A menudo la escritura resulta inapropiada porque escribimos correos electrónicos complicados e informes incoherentes y deficientes, pues no intentamos que el contenido sea fácil de leer. Saber el propósito del texto le da un sentido de dirección.
Escribir un informe de negocios debe seguir un formato específico; por ejemplo, un correo electrónico en la oficina puede ser breve e informal, pero un correo electrónico del cliente o una presentación en PowerPoint deben seguir las pautas de cortesía, claridad y concisión.
El estilo, el tono y el uso del vocabulario deben estar de acuerdo con tu audiencia y la situación. Se trata de flexibilidad para comunicarte hábilmente con diferentes audiencias, empatizar con ellos y, por lo tanto, poder conectarte eficazmente.
Centrarse en el contenido y el estilo
Estas son reglas esenciales a la hora de escribir en el área de los negocios:
- Lenguaje simple: crea contenido fácil de leer evitando los adjetivos, utilizando la voz activa y optando por palabras más cortas y conocidas. Esto ayuda a comunicar de manera tan fácil y rápida como sea posible.
- Concisión y brevedad: la escritura empresarial debe ser sucinta porque el lector no quiere leer varias páginas para conseguir la información que busca.
- Distinguir opinión de hechos: asegúrate de que el lector identifique cuándo algo es un hecho o simplemente tu punto de vista para evitar malentendidos y mantener la escritura sin ambigüedades.
- Determina un propósito: cada texto debe tener un propósito claro. Por ejemplo, en un correo electrónico no incluyas solicitudes que no están relacionadas.
Usar el formato sabiamente
Se recomienda que los textos tengan el formato correcto para maximizar la eficiencia. Utiliza títulos, viñetas, numeración y otras funciones de formato (negrita, cursiva, colores) para garantizar que el lector pueda hojear y escanear con facilidad a través del texto.
El formato ayuda a que la escritura sea clara y fácil de usar. Cuando sea posible, sustituye el texto con presentaciones visuales, gráficos o tablas.
Revisar a fondo el texto
El primer borrador no debería ser el producto final. Es crucial que lo revises y edites varias veces hasta que hayas creado una versión respetable, sobre todo si es un informe.
Asegúrate de verificar los errores sintácticos, gramaticales y tipográficos. Si no puedes revisarlo, pídele a otra persona que lo haga para que tenga fluidez y facilidad de lectura y esté libre de errores embarazosos.
Prestar atención a la actitud y la perspectiva
No es suficiente conocer a tu audiencia y lo que quieren de ti. Es crucial que también conozcas las diferentes capas de significado que transmite tu escritura.
La selección de palabras, la estructura de las oraciones, los puntos de vista y las expresiones revelan más de lo que piensas acerca de tu actitud y perspectiva sobre lo que estás escribiendo.
Puede parecer mucho trabajo, pero vale la pena centrarse en estos puntos para perfeccionar tus habilidades de escritura en el área empresarial. Los beneficios de hacerlo son muchos: podrás comunicar sus pensamientos fácilmente y es más probable que las personas comprendan tus ideas.
Jesús Alberto Fuenmayor 