Una estrategia de comunicación interna efectiva es fundamental en tiempos de cambio o dificultad. Los mensajes que circulan internamente deben coincidir con lo que los empleados leen en la prensa o en las redes sociales externas.
La comunicación interna y la comunicación externa siempre deben trabajar en conjunto en estas circunstancias. Comunicar el cambio requiere que la estrategia sea infaliblemente sólida.
Qué hacer en la comunicación interna
Una estrategia de comunicación interna a la altura deberá cubrir los siguientes aspectos clave:
1. Ofrecer contenido y herramientas de calidad
El mensaje debe conectarse con la audiencia y estar adaptado a sus necesidades, por lo que el diseño de las comunicaciones debe ser de primera clase.
Además, las herramientas y canales de comunicación interna deben ser impecables en su entrega. Esto es esencial para difundir la información cuándo y cómo se necesita.
2. Llegar a todos los empleados
Llegar a la mayoría simplemente no es suficiente. La comunicación efectiva en el lugar de trabajo significa llegar a todos sin falta, ya sea que trabajen de forma remota desde casa, en la carretera o en la oficina central.
Es vital conectarse con cada miembro del personal, incluso con los más difíciles de alcanzar.
3. Forjar asociaciones en toda la empresa
Un elemento esencial de cualquier definición de comunicación interna es la inclusión de sociedades comerciales. Haz que tu misión sea construir relaciones en toda la empresa con líderes o equipos individuales para abordar problemas específicos.
Estos socios comerciales pueden ayudar a los líderes locales a comunicarse de manera efectiva y garantizar que el enfoque central de la organización no se pierda en un borrón de actividad. No olvides que la buena comunicación es competencia de todos los líderes, por lo que es contradictorio creer que un solo equipo puede controlar todo lo que se dice.
4. Ofrecer consejos estratégicos a los líderes
¿Cuál es la mejor manera de entregar esta información crucial? Implementar una encuesta periódica de comunicación interna. Recopilar análisis basados en datos de cómo piensan y reaccionan los empleados te brindará la información que necesitas para predecir cómo se comportarán en el futuro.
5. Estar preparado para una crisis
Los eventos recientes han convertido a esta en una de las tendencias clave de comunicación interna. Es esencial contar con una estrategia de cambio para que cuando llegue el momento, probablemente inesperado, los empleados estén listos para movilizarse, entusiasmados por trabajar en un clima incierto.
Cuando se trata de comunicar el cambio, resultará útil tener diferentes estrategias para las diferentes etapas del cambio:
- Etapa 1: prepararse para el cambio
- Etapa 2: administrar el cambio
- Etapa 3: volver a conectar con el personal para sostener el cambio
6. Medir el éxito de la estrategia
¿Están leyendo tus mensajes? Y, lo que es más importante, ¿se están comprendiendo y actuando en consecuencia? Si nada de esto ocurre, la estrategia no fue aplicada de la manera correcta.
Qué no hacer en una estrategia de comunicación
Los siguientes errores se ven en muchas estrategias, a menudo basadas en la suposición de que todos trabajan y piensan de la misma manera:
1. Creer que un mensaje es suficiente. Es un error pensar que un solo mensaje expresado de la manera correcta llegará y será entendido por todos los empleados. El proceso de comunicación interna es complejo. Se debe transmitir el mensaje de varias maneras a través de una variedad de canales.
2. Asumir que el cambio será bienvenido. Es poco probable que el cambio que galvaniza a los líderes sea recibido de la misma manera por los que están más abajo en el orden jerárquico. El cambio requiere un manejo cuidadoso y es un error suponer que será una buena noticia para todos.
3. Depender de un único canal de comunicación. No intentes comunicarte con los trabajadores a través de una intranet que probablemente nunca lleguen a ver. Una aplicación de comunicaciones internas que se conecte a través de múltiples canales de comunicación realmente se destaca.
4. Hacer suposiciones basadas en rangos. El papel de la comunicación interna es comprometerse con todos los empleados de manera constante, asegurando que todos reciban la misma información simultáneamente, independientemente de su rango o estado.
5. Olvidar incluir algo divertido. Una estrategia de comunicación corporativa interna con demasiada frecuencia se centra en contenido seco y poco interesante. La comunicación interna eficaz es una combinación de noticias, conocimientos, ideas, comentarios y diversión de la empresa.
6. Intentar controlar todas las comunicaciones. El secreto del éxito es asegurarse de que las comunicaciones críticas se manejen con claridad y coherencia en toda la empresa.
Conclusión
La mejor estrategia garantizará que los empleados estén preparados y listos para adaptarse al cambio y se mantengan informados con un flujo constante de mensajes coherentes. Llegar a todos los empleados es fundamental para garantizar que se respeten la visión y los objetivos de la empresa, independientemente de su situación laboral.
Jesús Alberto Fuenmayor 